Ticari hayatın temelini oluşturan sözleşmeler, şirketlerin hak ve yükümlülüklerini belirleyen, iş ilişkilerini güvence altına alan en önemli hukuki metinlerdir. İyi hazırlanmış bir sözleşme, olası riskleri en aza indirerek gelecekteki uyuşmazlıkları önlerken; belirsizliklerle dolu, eksik veya hatalı bir sözleşme ise şirketleri ciddi hukuki ve mali risklerle karşı karşıya bırakabilir. Bir iş ilişkisine başlarken gösterilen iyi niyet, ne yazık ki her zaman uyuşmazlıkları çözmeye yetmez. Bu nedenle, sözleşmeyi en kötü senaryoyu düşünerek hazırlamak, işler yolunda giderken ise bir kenarda güvenle saklamak en doğru stratejidir. Peki, şirketinizi koruyan sağlam bir sözleşme nasıl hazırlanır? İşte her şirketin bilmesi gereken 5 altın kural.

1. Tarafları ve Konuyu Şüpheye Yer Bırakmayacak Şekilde Tanımlayın

Bir sözleşmenin en temel unsuru, tarafların kimler olduğunun ve sözleşmenin ne hakkında olduğunun net bir şekilde ortaya konulmasıdır. Bu basit gibi görünen kural, uygulamada en çok hata yapılan yerlerden biridir.

Tarafların Doğru Tespiti ve Temsil Yetkisi

Sözleşmenin tarafları olan şirketlerin tam ve güncel ticari unvanları, vergi numaraları, MERSİS numaraları ve tebligat adresleri eksiksiz bir şekilde yazılmalıdır. Daha da önemlisi, sözleşmeyi imzalayan kişilerin şirketi temsil etme yetkisinin olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. İmza yetkisi olmayan birinin attığı imza, sözleşmeyi geçersiz kılabilir. Bu kontrol, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi veya MERSİS kayıtları üzerinden kolayca yapılabilir.

Sözleşmenin Konusu: “İşin Tanımı”

Sözleşmenin konusu olan iş, hizmet veya ürün, hiçbir yoruma veya belirsizliğe yer bırakmayacak şekilde detaylıca açıklanmalıdır. “Web sitesi yapımı” gibi genel bir ifade yerine, “A, B, C özelliklerine sahip, X yönetim paneli ile entegre, Y tarihinde teslim edilecek olan kurumsal web sitesinin hazırlanması” gibi teknik ve niteliksel detayları içeren bir tanım yapılmalıdır. İşin tanımı ne kadar net olursa, “anlaştığımız bu değildi” gibi tartışmaların önüne o kadar kolay geçilir.

2. Hak ve Yükümlülükleri Net Bir Şekilde Belirleyin

Sağlam bir sözleşme, her bir tarafın ne yapması (borçları) ve karşılığında ne elde edeceği (hakları) konusunda bir yol haritası sunmalıdır. Bu bölümde belirsizliğe yer vermek, gelecekteki bir anlaşmazlığın tohumlarını ekmek demektir.

Karşı Edimler: Ücret, Ödeme Planı ve Teslimat

Ücretin KDV dahil mi, hariç mi olduğu, hangi para birimiyle ve ne zaman ödeneceği (peşin, vadeli, işin aşamalarına göre vb.) net bir şekilde yazılmalıdır. Aynı şekilde, mal veya hizmetin teslimatının ne zaman, nerede ve hangi koşullarda yapılacağı da açıkça belirtilmelidir. Örneğin, bir ürün satışında “teslim masraflarının kime ait olacağı” veya bir inşaat işinde “işin hangi aşamada teslim edilmiş sayılacağı” gibi detaylar atlanmamalıdır.

3. “Kötü Gün Senaryosu” İçin Maddeler Ekleyin: Sözleşmenin İhlali ve Fesih

İş ilişkileri her zaman planlandığı gibi gitmeyebilir. Taraflardan birinin yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda ne olacağının sözleşmede önceden belirlenmesi, kriz anında büyük bir hukuki güvence sağlar.

Sözleşmeye Aykırılık (İhlal) Halleri

Hangi durumların sözleşmenin ihlali sayılacağı açıkça tanımlanmalıdır. Örneğin, “ödemenin 15 günden fazla gecikmesi”, “teslimatın 30 günü aşması” veya “ürünün belirlenen teknik şartnameye uymaması” gibi durumlar, ihlal halleri olarak sıralanabilir.

Cezai Şart ve Fesih Hakkı

Sözleşmenin ihlali durumunda, ihlal eden tarafın belirli bir miktar cezai şart ödeyeceği kararlaştırılabilir. Bu, caydırıcı bir etki yaratır ve zararınızı ispat etme yükünü hafifletir. Ayrıca, hangi ihlal durumlarında diğer tarafın sözleşmeyi derhal feshetme hakkına sahip olacağı da mutlaka sözleşmede düzenlenmelidir.

4. Uyuşmazlık Çözüm Yollarını ve Yetkili Mahkemeyi Belirleyin

Taraflar arasında bir anlaşmazlık çıktığında, bu sorunun nasıl ve nerede çözüleceğinin önceden kararlaştırılması, uzun ve masraflı yargı süreçlerini önleyebilir.

Yetkili Mahkeme ve Tahkim Şartı

Taraflar (eğer her ikisi de tacir ise), aralarında bir “yetki sözleşmesi” yaparak olası bir davada hangi ildeki mahkemelerin yetkili olacağını belirleyebilirler. Örneğin, “Bu sözleşmeden doğacak uyuşmazlıklarda İstanbul Anadolu Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir” maddesi, davayı kendi şehrinizde takip etme kolaylığı sağlar. Alternatif olarak, mahkemeler yerine daha hızlı ve gizli bir çözüm yolu olan “tahkim” de bir seçenek olarak sözleşmeye eklenebilir.

5. Gizlilik, Damga Vergisi ve Yazılılık Şartı Gibi Detayları Atlamayın

Sözleşmenin ana gövdesi kadar, son kısmında yer alan teknik detaylar da önemlidir ve genellikle gözden kaçırılır.

Gizlilik Maddesi (NDA)

İş ilişkisi sırasında tarafların birbirleriyle paylaşacağı ticari sırlar, müşteri bilgileri veya finansal veriler gibi hassas bilgilerin korunması için bir gizlilik maddesi eklenmesi hayati önem taşır.

Damga Vergisi ve Masraflar

Türkiye’de imzalanan ve belirli bir bedel içeren sözleşmeler damga vergisine tabidir. Bu verginin kimin tarafından ödeneceğinin sözleşmede belirtilmesi, ileride doğabilecek anlaşmazlıkları önler.

Sözleşmenin Bütünlüğü ve Değişiklikler

“Bu sözleşme, taraflar arasındaki nihai anlaşma olup, daha önceki tüm sözlü veya yazılı mutabakatları geçersiz kılar” ve “Sözleşmede yapılacak herhangi bir değişiklik, ancak taraflarca yazılı olarak yapılıp imzalanmadıkça geçerli olmaz” gibi maddeler, sözleşme dışı iddiaların ve “sözle şöyle anlaşmıştık” gibi savunmaların önüne geçer.

Sıkça Sorulan Sorular

1. Sözleşmeyi noterden yapmak zorunda mıyız? Hayır, kural olarak sözleşmelerin geçerliliği için noter onayı şart değildir (Taşınmaz satışı, araç satışı gibi kanunun özel olarak şekil şartı aradığı istisnalar hariç). Tarafların karşılıklı ıslak imzaları yeterlidir. Ancak, imza tarihinin ve imzanın ilgili kişiye ait olduğunun ispatı gibi konularda noter onayı, ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda güçlü bir delil teşkil eder.

2. E-posta üzerinden yaptığımız anlaşmalar sözleşme sayılır mı? Evet, sayılabilir. Türk Borçlar Kanunu’na göre, kanunda aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin geçerliliği bir şekle tabi değildir. Tarafların iradelerinin karşılıklı ve birbirine uygun olarak açıklanması yeterlidir. Bu nedenle, e-posta, WhatsApp gibi yazışmalar yoluyla üzerinde anlaşılan ve temel unsurları (taraflar, konu, bedel vb.) içeren mutabakatlar da sözleşme olarak kabul edilebilir ve mahkemede delil olarak kullanılabilir.

3. Sözleşmeye “gecikilen her gün için X TL ceza ödenir” diye bir madde ekledik. Bu geçerli midir? Evet, bu madde “cezai şart” olarak geçerlidir ve Türk Borçlar Kanunu’nda düzenlenmiştir. Bu tür bir ceza kararlaştırıldığında, alacaklı taraf gecikme nedeniyle bir zarara uğradığını ispat etmek zorunda kalmadan, sadece gecikmenin varlığını kanıtlayarak bu cezayı talep edebilir. Ancak, mahkeme fahiş (aşırı yüksek) bulduğu cezai şart miktarında indirim yapma yetkisine sahiptir.