Kamu ihalelerinde rekabeti ve kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamanın en önemli araçlarından biri, aşırı düşük teklif sorgulamasıdır. İdare, ihalede sunulan diğer tekliflere veya kendi tespit ettiği yaklaşık maliyete göre belirgin ölçüde düşük olan teklifleri hemen reddetmeyip, bu teklif sahiplerinden tekliflerinin “hayatın olağan akışına uygun” ve “uygulanabilir” olduğunu açıklamalarını ister. Ancak bu açıklama sürecinin değerlendirilmesi, hem idareler hem de Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından zaman zaman hatalı yapılabilmektedir. Hukuka aykırı bir aşırı düşük teklif değerlendirmesi sonucu verilen KİK kararları, firmaların haksız yere elenmesine neden olabilir. Bu durumda, KİK’in hatalı kararlarına karşı idari yargıda dava açmak en etkili hak arama yoludur.

Aşırı Düşük Teklif Sorgulaması ve Hukuki Çerçevesi

Aşırı düşük teklif sorgulaması, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38. maddesi ile düzenlenmiştir. Bu maddeye göre idare, ihale komisyonu tarafından belirlenen ve aşırı düşük olduğu tespit edilen teklifleri reddetmeden önce, bu teklif sahiplerinden belirlediği süre içinde teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntılı yazılı açıklama talep etmek zorundadır. Bu süreç, kamu zararına yol açabilecek, gerçekçi olmayan ve sonradan tamamlanamayacak tekliflerin elenmesini amaçlar.

İstekliler, bu açıklamalarında imalat süreçlerinin ekonomik olmasına, seçilen teknik çözümlere, teklifi oluşturan mal veya hizmetin temin edilmesindeki avantajlı koşullara veya teklif ettikleri işin özgünlüğüne ilişkin kanıtlayıcı belgeler sunmak zorundadır. İdarenin bu açıklamaları yeterli ve ikna edici bulmaması halinde teklif reddedilir.

İdarenin Değerlendirmesi ve KİK’e Başvuru

İdare tarafından yapılan aşırı düşük teklif değerlendirmesi sonucunda teklifi reddedilen bir istekli, bu kararın hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsa, öncelikle idareye şikayet, ardından Kamu İhale Kurumu’na (KİK) itirazen şikayet başvurusunda bulunmalıdır. KİK, idarenin kararını ve isteklinin şikayetini inceleyerek nihai bir karar verir. Kurul, idarenin kararını yerinde bulabilir, iptal edebilir veya düzeltici işlem belirlenmesine karar verebilir. Ancak KİK’in verdiği karar da hatalı olabilir. İşte bu noktada idari yargı yolu açılır.

KİK Kararlarına Karşı Açılacak Davalarda Yetki ve Süre

KİK tarafından verilen nihai kararlara karşı, kararın tebliğini izleyen günden itibaren 30 gün içinde yetkili mahkemede iptal davası açılmalıdır. Kamu ihale uyuşmazlıklarından kaynaklanan davalarda görevli ve yetkili mahkeme Ankara İdare Mahkemeleridir. 30 günlük bu süre, hak düşürücü nitelikte olduğundan, sürenin kaçırılması dava açma hakkının tamamen kaybedilmesine neden olur.

Hatalı Değerlendirmelere Karşı Dava Gerekçeleri

KİK’in aşırı düşük teklif değerlendirmesine ilişkin verdiği kararlara karşı açılacak iptal davalarında, mahkeme kararı hem usul hem de esas yönünden denetler. Davada ileri sürülebilecek temel hukuka aykırılık ve iptal gerekçeleri şunlardır:

Açıklamaların Yetersiz Gerekçeyle Reddedilmesi

İstekli tarafından sunulan bilgi ve belgelerin somut, kanıtlanabilir ve mevzuata uygun olmasına rağmen, idarenin veya KİK’in “gerekçesiz”, “soyut” veya “kalıp ifadelerle” açıklamayı yetersiz bulması, en sık karşılaşılan hatalardan biridir. İdare ve KİK, hangi belgenin neden yetersiz olduğunu, hangi maliyet kaleminin açıklanamadığını somut olarak ortaya koymak zorundadır. Mahkemeler, bu tür gerekçesiz ret kararlarını hukuka aykırı bularak iptal etmektedir.

Mevzuatta Yeri Olmayan Belgelerin İstenmesi

İdarenin veya KİK’in, Kamu İhale Genel Tebliği’nde veya ilgili diğer mevzuatta belirtilmeyen, standart dışı belgeler talep ederek açıklamayı bu nedenle reddetmesi bir iptal sebebidir. Örneğin, bir proforma faturanın teyidi için satıcı firmanın “muhasebe kayıtlarının” veya “stok dökümlerinin” istenmesi, mevzuatın öngörmediği bir denetim olup hukuka aykırıdır. İstekli, sadece mevzuatın aradığı koşulları yerine getirmekle yükümlüdür.

Emsal ve Proforma Faturaların Hatalı Değerlendirilmesi

Açıklamalarda sunulan proforma faturaların veya fiyat tekliflerinin gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı iddiasıyla reddedilmesi sıkça görülmektedir. Ancak bu ret kararının da somut verilere dayanması gerekir. İsteklinin sunduğu belgenin aksini ispat yükü idarededir. İdarenin herhangi bir piyasa araştırması yapmadan, sadece kendi kanaatine dayanarak bir proforma faturayı “gerçekçi değil” diyerek reddetmesi hukuka uygun bir değerlendirme değildir. Ayrıca, “üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin” teyit edilmemesi tek başına bir ret gerekçesi olarak kabul edilemez.

Sıkça Sorulan Sorular

1. Aşırı düşük teklif sorgulamasında idare her türlü belgeyi isteyebilir mi? Hayır. İdarenin talep edeceği bilgi ve belgeler, Kamu İhale Kanunu ve ilgili tebliğlerde belirtilen çerçeveyle sınırlıdır. İdare, kanunun ve tebliğin öngörmediği, ispat külfetini aşırı derecede ağırlaştıran veya ticari sır niteliğindeki belgeleri isteyemez. Bu tür taleplere dayanılarak verilen ret kararları, mahkemelerce iptal edilebilir.

2. KİK’e itirazen şikayet başvurusu yapmadan doğrudan dava açabilir miyim? Hayır. Kamu İhale Kanunu’na göre idarenin ihale sürecindeki işlemlerine (aşırı düşük teklif değerlendirmesi dahil) karşı öncelikle idareye şikayet, ardından KİK’e itirazen şikayet başvurusunda bulunmak bir dava şartıdır. Bu “zorunlu idari başvuru” yolları tüketilmeden doğrudan Ankara İdare Mahkemeleri’nde açılan davalar, usulden reddedilir.

3. Dava açmam ihale sürecini durdurur mu? Dava açmak tek başına ihale sürecini veya sözleşmenin imzalanmasını durdurmaz. Bunun için dava dilekçesinde mutlaka “yürütmenin durdurulması” talep edilmelidir. Ankara İdare Mahkemesi, KİK kararının açıkça hukuka aykırı olduğuna ve uygulanması halinde telafisi imkansız zararlar doğuracağına kanaat getirirse, dava sonuçlanıncaya kadar KİK kararının ve dolayısıyla ihale sürecinin yürütmesini durdurabilir. Bu karar, hak kaybının önüne geçilmesi için hayati öneme sahiptir.