Dijitalleşmenin hızla arttığı günümüz iş dünyasında, şirketler her gün müşterilerden, çalışanlardan ve iş ortaklarından büyük miktarda kişisel veri toplamakta ve işlemektedir. Bu verilerin korunması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile sıkı kurallara bağlanmıştır. Kanuna uyum sağlamayan işletmeleri ise 2025 yılı itibarıyla ciddi boyutlara ulaşan yüksek idari para cezaları beklemektedir. Sadece bir ceza ile karşılaşmak değil, aynı zamanda veri ihlali nedeniyle yaşanacak itibar kaybı da şirketler için en büyük risklerden biridir. Peki, bu riskleri nasıl yönetebilir ve şirketinizi KVKK’nın ağır yaptırımlarından nasıl koruyabilirsiniz? Cevap, profesyonel bir KVKK uyum danışmanlığı sürecinden geçmektedir.

KVKK Kapsamındaki Temel Yükümlülükler Nelerdir?

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), kanuna uyum konusunda tavizsiz bir denetim süreci yürütmektedir. Şirketlerin (veri sorumlularının) kanun karşısında yerine getirmesi gereken birçok temel yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu yükümlülüklerin ihlali, doğrudan idari para cezalarına yol açmaktadır.

1. Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) Kayıt Yükümlülüğü

Kanunla belirlenen istisnalar dışında kalan, yıllık çalışan sayısı veya mali bilanço toplamı Kurul tarafından belirlenen sınırların üzerinde olan veri sorumlularının, kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kaydolması zorunludur. Bu basit gibi görünen ancak temel bir yükümlülüğün yerine getirilmemesi, yüksek idari para cezalarının başında gelmektedir.

2. Aydınlatma Yükümlülüğü

Şirketler, kişisel verisini işledikleri kişilere (ilgili kişiler), hangi verileri, hangi amaçla, ne kadar süreyle işlediklerini, kimlere aktardıklarını ve ilgili kişinin haklarının neler olduğunu açık ve anlaşılır bir dille anlatan bir aydınlatma metni sunmak zorundadır. Bu yükümlülüğün ihlali, en sık ceza kesilen alanlardan biridir.

3. Veri Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

Şirketler, işledikleri kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almakla yükümlüdür. Siber saldırılar, veri sızıntıları veya yetkisiz erişimler, bu yükümlülüğün ihlali anlamına gelir ve en ağır para cezalarını beraberinde getirir.

KVKK Uyum Danışmanlığı Süreci Nasıl İşler ve Şirketinizi Nasıl Korur?

KVKK uyum süreci, sadece birkaç belge hazırlamaktan ibaret olmayan, şirketin tüm veri işleme süreçlerini kapsayan teknik, hukuki ve idari bir projedir. Profesyonel bir uyum danışmanlığı, bu karmaşık süreci adım adım yöneterek şirketinizi yasal bir güvence altına alır.

Adım 1: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalık Eğitimi

Danışmanlığın ilk adımı, şirketin mevcut durumunu analiz etmektir. Şirketin hangi departmanlarının ne tür kişisel veriler işlediği, bu verilerin nereden alınıp nerelere aktarıldığı, saklama süreleri ve alınan güvenlik önlemleri detaylı bir şekilde incelenir. Aynı zamanda, başta yöneticiler olmak üzere tüm çalışanlara KVKK hakkında temel bir farkındalık eğitimi verilerek sürecin önemi kavratılır.

Adım 2: Kişisel Veri İşleme Envanterinin Hazırlanması

Uyum sürecinin bel kemiğini kişisel veri işleme envanteri oluşturur. Bu envanter, şirketin veri işleme faaliyetlerinin bir haritasıdır. Hangi kişisel verilerin, hangi hukuki sebeplere (kanun, sözleşme, meşru menfaat, açık rıza vb.) dayanılarak, hangi amaçlarla işlendiği, kimlere aktarıldığı, ne kadar süreyle saklandığı ve bu veriler için hangi teknik/idari tedbirlerin alındığı bu envantere detaylı olarak kaydedilir. Bu envanter, hem VERBİS kaydının temelini oluşturur hem de şirketin hesap verebilirlik ilkesini yerine getirmesini sağlar.

Adım 3: Hukuki ve İdari Dokümantasyonun Oluşturulması

Envanter tamamlandıktan sonra, şirketin ihtiyaçlarına özel olarak gerekli tüm hukuki ve idari belgeler hazırlanır. Bu belgeler arasında şunlar yer alır:

• Aydınlatma Metinleri: Web sitesi, kamera kayıtları, müşteri formları, çalışan işe alım süreçleri gibi her bir süreç için ayrı ayrı hazırlanır.
• Açık Rıza Metinleri: Kanunun aradığı hukuki şartların bulunmadığı özel nitelikli kişisel verilerin veya pazarlama gibi faaliyetlerin işlenmesi için hukuka uygun açık rıza metinleri oluşturulur.
• Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Verilerin ne kadar süreyle saklanacağını ve süre sonunda nasıl güvenli bir şekilde yok edileceğini düzenler.
• Gizlilik Sözleşmeleri ve Taahhütnameler: Verilere erişimi olan çalışanlar, tedarikçiler ve iş ortakları ile imzalanacak belgelerdir.
• İlgili Kişi Başvuru Formu ve Prosedürü: Veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruların nasıl karşılanacağını ve cevaplanacağını belirler.

Bu dokümantasyon, şirketin kanun karşısında en önemli savunma mekanizmasıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

1. Küçük bir işletmeyiz, sadece birkaç çalışanımız var. Yine de KVKK’ya uymak zorunda mıyız? Evet. KVKK, büyük veya küçük işletme ayrımı yapmaz. Kişisel veri işleyen her gerçek ve tüzel kişi “veri sorumlusu” sıfatıyla kanuna uymakla yükümlüdür. VERBİS’e kayıt gibi bazı yükümlülüklerden muaf olsanız dahi, aydınlatma yükümlülüğü ve veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü gibi temel ilkelere uymak zorundasınız. Çalışanlarınızın özlük dosyaları dahi kişisel veri içerir ve bunların korunması gerekir.

2. Web sitemizde sadece bir “iletişim formu” var. Bu bizim için bir risk oluşturur mu? Kesinlikle evet. İletişim formu aracılığıyla aldığınız isim, soyisim, e-posta adresi, telefon numarası gibi bilgiler kişisel veridir. Bu verileri toplarken, formun hemen altında veya kolayca erişilebilir bir link ile ziyaretçilerinize bir aydınlatma metni sunmak zorundasınız. Bu metinde, bu verileri neden topladığınızı, ne yapacağınızı ve ne kadar süre saklayacağınızı açıklamanız gerekir. Bu basit yükümlülüğün ihmali dahi idari para cezasına neden olabilir.

3. KVKK uyumunu bir kere yaptık, artık endişelenmemize gerek yok mu? Hayır. KVKK uyumu, bir defalık bir proje değil, yaşayan ve sürekli bir süreçtir. Şirketinizde yeni bir yazılım kullanmaya başlamanız, yeni bir işe alım süreci tanımlamanız veya yeni bir pazarlama kampanyası yapmanız, yeni veri işleme faaliyetleri anlamına gelir. Bu nedenle, mevcut KVKK dokümantasyonunuzun ve envanterinizin düzenli olarak gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması gerekir. Profesyonel danışmanlık hizmetleri genellikle bu sürdürülebilirlik takibini de kapsar.